Grespania Benelux: van een halve werkdag handwerk naar een rapport dat klaarstaat

Sinds juni 2026 werkt 3-DM Consultancy samen met Grespania Benelux, de Benelux-vestiging van de Spaanse keramiekfabrikant Grespania Cerámica. Het contact liep via ons netwerk: een gesprek met de eigenaar, en daarna een intake. Wat daaruit naar boven kwam had weinig met techniek te maken en veel met wachttijd. Vandaag gaat er bij elk dealergesprek een actueel rapport mee, en werkt iedere medewerker van Grespania Benelux met het platform dat we daarvoor gebouwd hebben.

De uitdaging

Grespania Benelux verkoopt via dealers. De buitendienst gaat bij die dealers langs om het gesprek te voeren over verkoop en inkoop, en voor zo’n gesprek heb je cijfers nodig: wat neemt deze dealer af, in welke productlijnen, en hoe staat hij ervoor. Die cijfers zaten in SAP, en een deel ervan moest bij de Spaanse organisatie worden opgevraagd.

Om ze bij elkaar te krijgen was er Sabine. Als administratief medewerker had zij de informatievoorziening als bijtaak, en die bijtaak was uitgegroeid tot het grootste deel van haar werkweek van 28 uur. Eén overzicht voor één dealer kostte haar ongeveer een halve werkdag.

Daar staat de buitendienst tegenover: vier accountmanagers die elk zo’n twaalf dealers per week bezoeken, samen rond de vijftig gesprekken. Vijftig overzichten van een halve werkdag is vijfentwintig werkdagen werk per week, en dat moest uit één werkweek van 28 uur komen — waarin het formeel een bijtaak was. Reken dat tegen elkaar uit en de uitkomst is voorspelbaar: de meeste gesprekken werden niet voorbereid. De accountmanager ging op zijn ervaring en zijn gevoel naar binnen, niet omdat hij dat wilde, maar omdat de cijfers er op tijd niet waren. De vraag was daarmee niet welk dashboard er moest komen. De vraag was hoe je die voorbereidingstijd terugbrengt naar nul.

Een eenvoudige stack, binnen een maand opgeleverd

Bij 3-DM bouwen we wat past bij de organisatie. Grespania Benelux is een compacte club, dus een platform met tien componenten die elkaar allemaal nodig hebben zou hier niemand helpen. De oplossing bestaat uit een handvol onderdelen die je kunt uitleggen:

• dlt (data load tool) - haalt de data uit SAP en zet die onbewerkt in de database, zodat je altijd terug kunt naar de bron.
• dbt (data build tool) - modelleert die ruwe data naar de begrippen waar de buitendienst mee werkt: dealer, productlijn, omzet, openstaande post.
• Azure PostgreSQL - de database eronder. Open source, geen licentiekosten.
• Docker Compose op Azure VM’s - alle logica leeft in containers. Daarmee is het platform verplaatsbaar: het kan draaien waar het moet draaien, zonder dat er iets herbouwd hoeft te worden.
• Power BI - de rapporten zelf, te openen op elk apparaat met internet.

Tussen de intake en de oplevering zat één maand. Bij de oplevering zijn alle buitendienstmedewerkers bijgepraat over de nieuwe werkwijze. Vanaf dat moment gaat er een rapport mee naar elk dealergesprek.

Concrete resultaten

De wachttijd is weg Een accountmanager vraagt zijn rapport niet meer aan, hij pakt het zelf. Het staat klaar op elk apparaat met internet, en het merendeel van de buitendienst werkt met een tablet die gewoon meegaat naar de dealer. De cijfers verversen meerdere keren per dag. Het wachten tussen “ik wil weten hoe deze dealer ervoor staat” en het antwoord bestaat niet meer.

Sabine doet weer haar eigen werk Het handwerk in SAP, en de juiste informatie van Spanje verzamelen, is uit haar week verdwenen. Ze houdt zich nu bezig met debiteuren- en crediteurenbeheer, het werk waar ze als administratief medewerker voor zit. Daar komt het platform haar bovendien tegemoet: het rapport laat per dealer de openstaande en verlopen facturen zien, dus wie niet op tijd betaalt valt op en daar kan gericht contact over worden opgenomen. Wat eerst haar tijd opsnoepte, levert nu haar werklijst aan.

Het gesprek gaat over wat rendeert Eén van de dashboards toont de omzet per producttype, productcategorie en productlijn, en waar de kosten bij een dealer heen gaan. Bij een dealer kwam daaruit iets wat hij zelf niet zag: hij ging ervan uit dat hij goed verkocht in een bepaalde lijn, vooral omdat hij die lijn zelf mooi vond. Er ging veel geld naar de presentatie van dat product, terwijl het uit de cijfers nauwelijks bleek te renderen. Dat is een gesprek dat je alleen kunt voeren met cijfers op tafel.

Elk bezoek verbetert de brondata In het rapport staan ook de contactgegevens van de dealer. Die worden tijdens het bezoek nagelopen, waarna de correcties teruggaan naar SAP. Zo onderhoudt de buitendienst en passant de kwaliteit van de bronapplicatie: elk gesprek maakt de data een stukje beter.

Waarom dit werkt

Grespania Benelux had geen datavraagstuk. Er was een dealergesprek dat te laat de juiste voorbereiding kreeg, en één medewerker die die vertraging opving met haar eigen uren. Zo’n bottleneck staat in geen enkele architectuurplaat. Je vindt hem door een dag mee te kijken met het werk zelf, en daar begint bij ons elk traject: eerst de intake, dan pas de vraag wat er gebouwd moet worden.

Wat er daarna nodig bleek, was klein. Een paar open-source-onderdelen, een database, containers en een rapport. Professionele data-infrastructuur hoeft niet duur te zijn, en juist bij een organisatie van deze omvang is dat het verschil tussen een project dat doorgaat en een project dat op de begroting sneuvelt.

Het beheer ligt bij 3-DM. Het platform draait op onze infrastructuur en de Azure-kosten factureren we maandelijks door, zodat Grespania Benelux precies ziet wat het draaien kost. Er wordt nog steeds aan doorgebouwd.

“Samenwerking met 3-DM is bijzonder goed bevallen. Hun snelle en vakkundige acties, alsmede het actief meedenken heb ik zeer op prijs gesteld. Oplevering conform belofte en wens. Eindelijk een partij die luistert en vervolgens in begrijpelijke taal terugkoppelt!”

Herkenbaar?

Zit er in jouw organisatie één iemand die het overzicht bij elkaar zoekt, en wacht de rest op wat die persoon aanlevert? Gaan er gesprekken de deur uit die met de juiste cijfers een stuk scherper zouden zijn? Dan is de eerste stap geen platform, maar een dag meekijken met hoe het werk nu loopt.

3-DM Consultancy helpt het MKB, bedrijven in de supply chain en publieke organisaties om hun processen soepeler te laten lopen. Geen dure consultancy-trajecten, maar pragmatische oplossingen die werken.

Benieuwd waar in jouw proces de tijd weglekt? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.