Gemeenten
Een aanvraag die vier weken duurt, kost zelden vier weken werk
Tussen de aanvraag en het besluit zitten overdrachten: van loket naar behandelaar, van vakapplicatie naar spreadsheet, van spreadsheet naar de mailbox van een collega. Bij elke overgang wacht een zaak of wordt hij overgetypt. Daar gaat de doorlooptijd heen, en dat zie je in geen enkel rapport terug.
Gemeenten hebben meer systemen dan processen. Eén aanvraag in het sociaal domein raakt een zaaksysteem, een vakapplicatie, een Excel-bestand en een paar mailboxen, en op elk van die grenzen gebeurt iets met de hand. Het werk zelf duurt kort. Het proces eromheen duurt weken.
Daarom beginnen we niet bij de data maar bij de behandelaar. Een dag meekijken laat zien welke stap twee keer gebeurt, waar iemand op een collega staat te wachten en welke controle achteraf plaatsvindt terwijl hij vooraf kon. Wat we daarna bouwen — een koppeling, een flow, een model, een rapport — komt uit die dag en niet uit een wensenlijst.
Dat werkt ook als je data nog nergens op orde is; daar hoef je niet eerst een jaar aan te besteden om te mogen beginnen. Wat eruit komt is een inventarisatie die per verbetering zegt wat hij aan tijd scheelt en wat hij kost. Soms is de uitkomst dat een proces beter met een afspraak dan met software valt op te lossen, en dan staat dat er zo in.
Zo beginnen we bij een gemeente
Drie stappen, en de eerste is een dag van ons — niet een traject van jou.
Intake
Een dag meelopen met het proces zelf. Twee consultants, één proces, en aan het eind een lijst met wat er te halen valt.
Bij een gemeente is dat meekijken in het systeem en de behandelaars zelf uitvragen. We kijken niet in dossiers: om te zien waar een aanvraag blijft liggen hebben we de inhoud van die aanvraag niet nodig.
Analyse
Uitwerken wat die dag opleverde: waar de tijd blijft, waar dubbel werk zit, en wat een verbetering waard is.
Voor een aanvraagstroom betekent dat: hoeveel er per week binnenkomt, hoe lang elke stap duurt, hoe vaak een zaak terug moet naar de vorige behandelaar, en welke wettelijke termijn daardoor in het gedrang komt.
Oplossing
Koppelingen, flows en modellen die we zelf bouwen. Geen rapport met aanbevelingen, maar iets dat draait.
Meestal eerst de koppeling die het overtypen tussen twee systemen weghaalt, dan een signaal als een termijn dreigt te verlopen, en pas daarna een rapport. Een rapport is het einde van die keten, niet het begin.
Waar we aan werken
Sociaal domein
Jeugdzorg, Wmo en Participatiewet: wie er instroomt, wie een herindicatie krijgt, wie uitstroomt. Welke zorgpakketten worden ingezet, en wat kost een traject per cliënt? Uit de bron, in plaats van uit een telling die elke maand met de hand wordt gemaakt.
Financiële dashboards
Hoe is het budget verdeeld over verschillende producten? Lopen de kosten zoals verwacht of zitten er afwijkingen aan te komen? Dat rekenen we door zodra de bronnen aan elkaar hangen.
Werkvoorraad en doorlooptijden
Aanvragen en signalen moeten verwerkt worden. Lukt dat binnen de gestelde termijn? Wie heeft het te druk? Welke dossiers staan al maanden open zonder voortgang? We brengen het in kaart zodat je kunt bijsturen voordat een termijn verloopt.
Datakwaliteit
Veel gemeenten zijn bezig hun data op orde te krijgen. Wij denken mee over hoe je dat aanpakt en ondersteunen bij de uitvoering.
Vluchtelingen, inburgering en statushouders
Overzichten die laten zien wat er speelt, zodat je snel kunt schakelen zonder eerst drie lijsten naast elkaar te leggen.
Andere projecten
Van personeelsdashboards tot technische ondersteuning bij migraties. We kijken wat je nodig hebt.
Het resultaat
Een aanvraag die door minder handen gaat en minder vaak stil ligt. Minder overtypen tussen systemen, minder controles achteraf, en een termijn die je ziet aankomen in plaats van achteraf vaststelt.
Wat dat in uren scheelt verschilt per proces. Wat het per verbetering ongeveer oplevert en wat het kost om te bouwen, staat in de inventarisatie die na de intake op tafel ligt.
Werk je met het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM), dan helpen we graag om data daarop aan te laten sluiten.
Begin met een dag meekijken bij één proces
Twee consultants, één aanvraagstroom, en aan het eind een lijst met wat het aan tijd scheelt. Zonder dossiers in te zien.